Часто задаваемые вопросы (Faq)
Инструкция по использованию корпоративного облачного хранилища
I. Работа с облачным хранилищем через браузер.
1. Для работы с облаком через браузер необходимо открыть в браузере адрес https://cloud.base.torexrussia.com и ввести в соответствующих полях свои учетные данные.
Рисунок 1
Для визуальной проверки вводимого пароля можно нажать символ контроля пароля, в этом случае он будет показан.
Защита пересылаемых данных при работе с заводским облаком реализована применением прото-кола https и подтверждена центром сертификации, который гарантирует, что пользователь работа-ет именно с тем сайтом, адрес которого он набрал и что свои данные с сайта получает именно он.
Рисунок 2
Пример изображения в браузере Mozilla Firefox
2. При первом входе будет выведено уведомление о возможности работы с файлами без необходи-мости входа в облако через браузер и предложение установить приложение – клиентскую часть.
Рисунок 3
Клиентская часть упрощает работу с облаком и позволяет работать с ним как с обычной пап-кой/флешкой/диском и т.п. Клиентская часть представлена для компьютера, для устройств на Ан-дроиде и для продуктов Эппл. Особенности и возможности работы с облаком через клиентскую часть будут рассмотрены позже ниже.
3. Закрыв первоначально выведенное окно с уведомлением, пользователь получает интерфейс.
Рисунок 4
1 – Меню файлов и папок пользователя
2 – Панель инструментов
3 – Общая папка документов (содержимое доступно всем в режиме полного доступа)
4 – Общая папка изображений (содержимое доступно всем в режиме полного доступа)
5 – Руководство по работе в облаке на английском языке.
6 – Меню личных настроек и кнопка выхода.
4. Дополнительные действия над файлами и каталогами в облаке доступны по нажатию соответ-ствующего символа справа от них
Рисунок 5
Выбором соответствующего пункта меню можно получить подробные сведения о файле, переиме-новать его, скачать или удалить.
5. После выбора меню файлов и папок пользователя становятся доступны дополнительные разделы.
Рисунок 6
События – журнал всех действий пользователя.
Рисунок 7
Галерея – набор доступных пользователю графических файлов-изображений в облаке
Рисунок 8
1 – кнопка добавления изображения в облако
2 – действие по добавлению – ЗАГРУЗИТЬ с компьютера.
3 – пример изображений файлов пользователя, которые уже есть в облаке.
4 – окно выбора файла для загрузки в облако.
Для просмотра имеющихся изображений достаточно выбрать мышкой нужное, будет осуществлен переход в каталог с этим изображением и предоставлены инструменты для работы с ним (про-смотр, переименование, удаление, изменение доступа к нему и т.п.)
Рисунок 9
1 – способы упорядочивания изображений по имени, по дате
Videos – все аналогично галереи, но для видеофайлов.
Заметки – простая записная книжка. Здесь можно создавать несложные тестовые заметки и группировать их.
Рисунок 10
1 – кнопка создания новой заметки и/или группы заметок
2 – список названий имеющихся заметок
3 – предложение установить на устройстве с Андроидом приложение ownNote (типа блокнота) для подготовки заметок и синхронизации их с облаком. То есть с заметками можно будет работать не только в web-интерфейсе облака, но и напрямую со сматрфона.
4 – список групп заметок
Для написания заметок реализован несложный тестовый редактор типа WordPad с минимальным интуитивно понятным набором инструментов.
Рисунок 11
Календарь – планирование своих действий, напоминалка и т.п.
Для начала пользования нужно создать этот самый календарь, внутри которого будут события по дня. Таких календарей можно сделать несколько, да еще и открыть доступ к какому то из них , чтобы другие пользователи видели в какие дни что пользователь будет делать.
Рисунок 12
1 – название календаря, например, делаем для проектов.
2 – цвет, которым будут выделяться действия и события в общем списке.
3 – кнопка создания календаря, после ее нажатия он будет создан пустой и останется только доба-вить в требуемые дни и часы желаемые действия простым выделением нужного дня.
Рисунок 13
1 – календарь, в котором создаем событие
2 – день, для которого создаем событие
3 – событие в выбранный день
4 – название события
5 – даты/время начала/окончания события
6 – завершение создания события (отмена если передумали, создать если нужно, больше если нужны дополнительные настройки)
Рисунок 14
1 – дополнительные действия
Подробное описание события, список участников события, повторение события (например, повто-рять его каждую пятницу)
2 – пример способов напоминания о событии
6. Выбрав из списка Личное (в правом верхнем углу) можно посмотреть и настроить параметры пользователя облака.
1 – использованное место в облаке под файлы пользователя
2 – фотка или картинка пользователя
3 – ФИО (помните, что логин для входа останется неизменным, изменится только визуальное отображение имени пользователя для других пользователей)
4 – рабочий email пользователя, если не задан, то не будут работать некоторые функции
5 – смена пароля, настоятельно рекомендуется изменить базовый пароль на свой и никому его не говорить. Поддержка сервиса никогда не запросит его у вас. При смене пароля нужно будет его заново указать во всех клиентских программах.
6 – здесь задается пароль для всевозможных приложений и сайтов, которые могут захотеть син-хронизироваться с облаком. Создаем запись о таком приложении и выдаем для него отдельный пароль. Это нужно для того, чтобы один скомпрометированный пароль одного приложения не по-ставил под угрозу все данные пользователя.
7 – кнопки для скачивания программы-клиента для работы с облаком.
8 – отмечаем события, по которым хотим получать уведомления
9 – раздел по интеграции с другими облачными хранилищами, если ими пользуетесь.
10 – подключение внешних хранилищ (в разработке)
Рисунок 15
7. Скачаем из папки указанной на скриншоте (если вы этого не сделали ранее) клиент для windows.Если скачивание по кнопке не происходит, то можно скачать по этой ссылке https://owncloud.com/desktop-app/
II. Установка программы-клиента для windows
1. Скачиваем программу-клиент соответствующей кнопкой в личных настройках или по ссылке https://owncloud.com/desktop-app/
Рисунок 16
2. Запускаем ее установку (два раза щелкнуть мышкой по скачанному файлу).
Рисунок 17
Рисунок 18
3. Просто нажимаем в обоих окнах Далее.
4. В следующем окне подтверждаем установку нажатием кнопки Установить.
Рисунок 19
5. В следующем окне сохраняем галочку про запуск установленного приложения и завершаем установку.
6. Далее появится окно с предложением перезагрузить компьютер. Это необходимо для корректной работы интеграции проводника вашего ПК и облака. При нажатии Да компьютер будет немедленно перезагружен(сохраните все документы и файлы), либо можно выбрать Нет и перезагрузить компьютер вручную позже. До перезагрузки интеграция работать не будет.
III. Первый запуск программы-клиента
1. При первом запуске программе-клиенту нужно указать адрес нашего облака – https://cloud.base.torexrussia.com
Рисунок 20
2. Вводим свой логин (не полное имя !!!, а логин – латинские буквы) и пароль , т.е. те данные, которые указывали при входе в облако через браузер.
Рисунок 21
3. В следующем окне важный параметр – это где размещать на компьютере каталог с данными синхронизируемыми с облаком. По умолчанию будет предложен вариант, но если нужно, то изме-няем размещение этого каталога на своем компьютере ( в примере ниже он изменен на mydata на диске D, т.к. на С было мало места) и нажимаем Соединение….
Здесь очень важный момент - это выбор тех каталогов, с которыми вы работаете и которые нужно синхронизировать. Если оставить как есть, то синхронизироваться будет вообще все и самый первый раз будет скачиваться на ваш компьютер тоже все.
Если там будут каталоги с файлами на десятки и сотни гигабайт, то вот все они и начнут скачиваться первоначально на ваш комп.
Подумайте, нужно ли вам содержимое всех каталогов.
Лучше выбрать "Уточнить объекты" и отметить только те каталоги внутри каталогов, с которыми вы реально работаете.
Это позволит выполнять синхронизацию быстрее и не забивать свой компьютер ненужными файлами.
Рисунок 22
IV. Настройка и работа с программой-клиентом
У часов появился новый значок программы-клиента
Рисунок 23
Щелкнув правой кнопкой мыши по значку программы можно выполнить действия, указанные в меню.
Щелкнув левой кнопкой мыши по значку программы откроем окно настройки клиента:
Рисунок 24
Есть важный нюанс – если вы отметите для синхронизации какой либо каталог с большим объе-мом файлов, то он начнет синхронизироваться с каталогом на вашем компьютере и это может за-нять очень большое время изначально. Поэтому лучше всего добавлять нужные каталоги посте-пенно, по мере необходимости в них, а не пытаться синхронизировать абсолютно все и сразу.
Важные настройки в закладке ОСНОВНЫЕ
Рисунок 25
После закрытия окна настроек работа программы-клиента происходит в фоновом режиме и прак-тически незаметна.
Проделав аналогичную настройку, например, на домашнем компьютере получаем надежную си-стему синхронизации данных в связке: рабочий компьютер или сервер — заводское облако — домашний компьютер.
V. Логика работы при наличии программы-клиента заводского облака.
1. В облаке у пользователя есть некое пространство, где он размещает свои файлы.
2. Такое же пространство (каталог локального хранилища) организуется на компьюте-ре (смартфоне) пользователя при установке программы-клиента и ее настройке.
3. Программа-клиент постоянно контролирует содержимое каталога локального хра-нилища и при обнаружении его изменения запускает процедуру синхронизации, в результате которой обеспечивается идентичность содержимого локального храни-лища и пространства пользователя в облаке.
4. Можно просто переписать файл в каталог хранилища и он появится в облаке. О со-стоянии синхронизации можно судить по сообщению у значка программы .
Рисунок 26
5. При каких либо изменениях в облаке на компьютере выводится соответствующее уведомление.
Рисунок 27
VI. Открытие доступа к файлам в облаке
Для открытия доступа к определенной папке (можно назвать папку своими инициалами, напри-мер: Землероев Мышан, так проще ориентироваться кто открыл доступ к своим файлам) нужно:
1. Навести на эту папку мышку в веб-интерфейсе и щелкнуть символ Сделать общим
Рисунок 28
1 – значок «сделать общим» для открытия доступа к каталогу
2 – закладка настройки общего доступа
3 – выбрать пользователей заводского облака, которые получат доступ к этому каталогу.
4 – опции
Поделиться ссылкой – сформировать ссылку для скачивания файла кем угодно, кому эта ссылка будет отправлена.
Защитить паролем – можно указать пароль для скачивания файла по ссылке. Т.е. зная ссылку по-лучить файл без пароля все равно не получится.
Установить срок действия – задать время действия ссылки. Например после 02.03.2017 файл авто-матически станет недоступным.
В закладке «Комментарий» можно указывать сведения про каталог или файл, к которому дается доступ.
Подробнее про открытие доступа для пользователей заводского облака.
В строке нужно начать писать логин пользователя или сразу название группы пользователей и бу-дет выведена подсказка какие есть имена. Остается только выбрать нужное.
Если планируется совместное редактирование какого-либо документа, то нужно выставить галоч-ку Разрешить редактирование., иначе он будет доступен только для чтения.
Доступ можно предоставлять как отдельным пользователям по их логинам, так и группам пользо-вателей. Предоставляя доступ группе, вы предоставляете этот доступ всем участникам этой груп-пы. Может оказаться так, что в группу позже добавлен новый участник , которому вы бы не хоте-ли давать доступ к своем каталогу, но он у него будет как у участника группы. Поэтому аккурат-нее с раздачей прав доступа группам.
При установленной и настроенной программе-клиенте работа с предоставлением доступа к своим каталогам или файлам в облаке происходит несравнимо проще.
Нужно открыть каталог на компьютере, который при установке программы-клиента был указан как локальное хранилище.
Рисунок 29
1 – каталог локального хранилища
2 – файл, к которому нужно открыть доступ
3 – пункт в меню по правой кнопке мышки на этом файле
При выборе этого пункта откроется окно выбора пользователей заводского облака, которым нуж-но открыть доступ к каталогу или файлу
Рисунок 30
1 – поле ввода букв имени пользователя или группы пользователей
2 – раскрывающийся список с подсказкой какие есть пользователи с этими буквами для упроще-ния выбора их мышкой
После выбора пользователя откроется окно для задания режима доступа
Рисунок 31
1 – логин выбранного вами пользователя или имя группы
2 – галочка разрешения делиться еще с кем то вашим файлом. Если снять, то пользователь сам будет видеть файл, но открыть к нему доступ уже от себя не сможет.
3 – разрешение изменения этого каталога или файла
4 – удаление доступа для выбранного пользователя.
VII. Получение ссылки на каталог или файл в облаке.
Функционал, описанный в данном разделе, может быть отключен при эксплуатации облачного хранилища.
Получение ссылки нужно в том случае, если появилась необходимость предоставить доступ к файлу или папке людям, которые не входят в число пользователей заводского облака.
Например, когда нужно:
- дать скачать файлы из определенной папки;
- прикрепить к письму очень большой файл;
- дать возможность закачать файлы в определенную папку.
Для получения ссылки к определенной папке или файлу нужно:
1. Навести на эту папку мышку в веб-интерфейсе и щелкнуть символ … Сделать общим
2. В открывшемся окошечке выставить галочку Поделиться ссылкой.
3. Скопировать показанную ссылку.
4. Для возможности загрузки файлов в папку сторонними лицами ставим галочку чекбокс
Разрешить редактирование.
5. Отправить ссылку почтой или любым мессенждером.
При установленной и настроенной программе-клиенте такое действие выполняется еще проще
Рисунок 32
1 – галочка работы со ссылкой на файл или каталог, которую можно скопировать в буфер обмена и потом вставить куда потребуется.
2 – галочка защиты паролем файла. Не зная пароль, нельзя будет получить файл.
3 – срок доступа. Это предельная дата когда файл по ссылке будет доступен. После этой даты по-пытка перейти по ссылке будет выдавать ошибку
Рисунок 33
VIII. Администрирование группы пользователей.
Пользователь облака может быть наделен правами администрирования какой либо группы пользо-вателей этого облака. Например, начальник отдела может управлять доступом своих работников в облако, создавая им учетные записи.
У пользователей с правами администрирования в правом меню доступен дополнительный пункт «Пользователи»
Рисунок 34
1 – группа пользователей, доступная для администрирования
2 – логин нового пользователя группы
3 – пароль нового пользователя группы (первоначальный временный)
4 – кнопка создания нового пользователя группы
5 – пункт меню для управления пользователями группы
IХ. Сброс и восстановление пароля
При вводе неверного пароля учетной записи пользователя облачного хранилища выводится сообщение с предложением сбросить пароль.
При нажатии мышкой на эту надпись проводится сброс пароля и отправка пользователю на почту письма с инструкцией о дальнейших действиях.
Восстановление пароля, то есть определение каким он был ранее, невозможно. Пароли хранятся в базе данных в зашифрованном виде и сотрудники техподдержки вообще не имеют к ней доступа.